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Cómo funcionan los congresos y reuniones virtuales

Los congresos y reuniones virtuales son un concepto nuevo para muchas empresas. Actualmente durante los tiempos de cuarentena, la mayoría se han visto en la obligación de optar por estos tipos de métodos para poder mantener el trabajo y la comunicación en funcionamiento, aunque preferirían mantener sus reuniones tradicionales en curso.

Los congresos y reuniones virtuales tienen mucho potencial dentro del funcionamiento de una empresa, y no hablamos solo de una solución temporal mientras pasa la cuarentena. Pero sucede que muchos no usan las herramientas correctas, o no saben cómo utilizarlas.

Hoy queremos explicarte cómo funcionan los congresos y reuniones virtuales con la plataforma virtual de Kopernico, y cómo puedes utilizarla para sacarle el máximo provecho a tu vida laboral y realizar todo tipo de eventos sociales.

¿Qué son los congresos y reuniones virtuales?

Los congresos y reuniones virtuales son alternativas a las reuniones tradicionales en persona, y estas se dan a través del uso de la tecnología para poder interactuar con otras personas a través de audio, video o texto. En algunos casos, estas tres se combinan para dar una experiencia más completa.

Surgen de la necesidad de empresas y personas de no solo de mantener eventos laborales con compañeros de trabajo que estén fuera de alcance geográfico, como en un viaje de negocios o simplemente so residentes en otro país o región, sino que también surgen como una solución para que las empresas puedan ahorrar tiempo  y dinero.

Los congresos y reuniones virtuales se dan típicamente a través de una aplicación o herramienta específica, todo depende de la preferencia de la empresa, las funcionalidades, y con cuál sea más cómoda trabajar.

El atractivo de una aplicación o herramienta va a depender de sus características, la facilidad y la flexibilidad que ofrecen a la hora de organizar un congreso o reunión virtual.

En la mayoría de los casos, los congresos y reuniones virtuales suelen darse a través de aplicaciones de videoconferencias como Skype o Google Hangouts, pero conocemos una alternativa mucho más eficiente y completa, de la cual hablaremos más adelante.

¿Cuáles son las herramientas más reconocidas dentro de los congresos y reuniones virtuales?

Las herramientas y características de determinadas aplicaciones y herramientas son las que determinan si estas son útiles para las empresas. Muchas solo funcionan para realizar simples videoconferencias y poco más, pero sabemos que esto no es suficiente para lograr que un congreso o virtual sea lo suficientemente exitosa.

Las mejores herramientas de comunicación para realizar congresos y reuniones virtuales se centran en la facilidad de colaboración entre usuarios y la accesibilidad de comunicación entre grupos grandes de personas. Entre ellas se encuentran:

Pantalla compartida

Esta herramienta permite a todos los usuarios en una conferencia o reunión virtual observar lo que el anfitrión observa en su pantalla. Esta herramienta es ideal para aquellos intentando explicar un proceso o que están presentando un documento o producto.

Acceso a pizarras digitales

Esta característica, parecida a la anterior, permite a los usuarios acceder a una pizarra o muro en el cual pueden exponer contenido visual como imágenes, videos, diagramas y mucho más.

Intercambio de archivos

Esta es una herramienta esencial en todos los congresos y reuniones virtuales, puesto que compartir instantáneamente un documento o archivo con todos los participantes acelera la eficiencia y utilidad de los congresos virtuales.

Almacenamiento en la nube

Para las empresas es importante que todo sea almacenado. El almacenamiento en la nube te permite a acceder a todo tipo de archivos y documentos desde cualquier lugar, y ofrece un espacio permanente y protegido que nunca será eliminado, ideal también para compartir archivos con tus compañeros de trabajos.

La mejor alternativa para realizar congresos y reuniones virtuales

Ahora que conoces en lo que consiste un congreso o reunión virtual y sabes los elementos que la plataforma que vayas a utilizar necesita para que esta sea un éxito, queremos presentarte con la mejor alternativa para realizarla.

En Kopernico contamos con una plataforma virtual que utiliza un mundo 3D para sumergir a los participantes en una experiencia en congresos y reuniones virtuales única y eficiente.

Incluyendo todas las características mencionadas en el punto anterior, nuestra plataforma te permite conectarte en una sala virtual, con un ambiente de oficina, utilizando un avatar personalizado a través del cual puedes interactuar a través de la voz y acciones con tu entorno y otros participantes.

A través de esta plataforma virtual puedes realizar todo tipo de eventos, como Team Building, reuniones sociales, presentaciones de producto y congresos públicos. Puedes adaptar nuestro mundo virtual a tus necesidades, crear horarios y organizar eventos únicos.

Para organizar un congreso o reunión virtual en nuestra plataforma 3D todo lo que necesitan tú y los participantes es una computadora e internet, herramientas básicas en muchos hogares.

De la logística, los procesos y temática nos encargamos en Kopernico, puesto que somos una empresa especializada en la organización y planificación de eventos de Team Building y para empresas.

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