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Los 4 pasos a tomar en cuenta para planear un evento virtual exitoso.

Planear un evento virtual tiene importantes beneficios para las empresas, lo cual está más que demostrado, por su sorprendente implementación en las estrategias de miles de negocios en el mundo.

Los eventos llevados a cabo en las plataformas virtuales, cada vez adquieren más protagonismo debido a la eficacia de estos encuentros, en pro de los objetivos planteados.

Beneficios de planear un evento virtual.

planear un evento virtual exitoso

Planear un evento virtual tiene importantes beneficios, siendo los siguientes los más notables:

– Importante reducción de gastos. Los eventos virtuales permiten a la empresa disminuir costes, relacionados con los desplazamientos y los viajes necesarios típicos de los eventos presenciales.

Además, los gastos de alquiler, material impreso, acondicionamiento del local, catering y publicidad tradicional desaparecen en los eventos virtuales.

– Incremento en la asistencia de los participantes. La accesibilidad es una de las grandes virtudes de estos eventos, ya que se puede acceder a ellos de forma remota, con sólo un dispositivo con conexión a Internet.

– Resultados medibles. La facilidad de acceder en tiempo real a todos los datos relacionados con el evento, proporciona a las empresas información importante para el retorno de su inversión, y para mejorar las estrategias a futuro.

Con todas estas ventajas, las empresas cada vez se preocupan más por planear un evento virtual de forma correcta, consiguiendo los resultados esperados.

Veamos cuáles son las 4 claves para tener éxito al planear un evento virtual.

planear un evento virtual exitoso

1. Definir la plataforma y el formato.

El primer paso para planear un evento virtual exitosamente, es decidir cuál es el formato adecuado según las circunstancias y objetivos de la empresa.

Actualmente las formas de llevar a cabo un evento virtual son muy variadas, y dependerá de los objetivos que deseas conseguir. Los eventos virtuales más comunes son las videoconferencias, los webinars, las ferias virtuales, actividades de team building o los webcast.

En primera instancia, es recomendable conocer la diferencia de cada uno de estos tipos de eventos, y según los objetivos planteados elegir el formato más adecuado en vuestro caso.

2. Adaptarse a la audiencia.

La principal consideración a tomar en cuenta es que los eventos virtuales tienen una audiencia remota, con lo que es necesario comprender bien como es su comportamiento y prioridades.

Una buena práctica para adaptarse lo mejor posible al público y a sus intereses, es responder las siguientes preguntas:

¿Mi audiencia ha participado antes en un evento virtual?

¿Cómo son los conocimientos tecnológicos de los participantes?

¿Qué tipo de actividades los motivan más?

Al responder con sinceridad a estas preguntas, podrás tener un panorama completo que te permitirá elegir correctamente la temática del evento, las actividades y la información que se impartirá.

3. Definir la difusión del evento.

Determinar previamente como se realizará la difusión del evento, es el tercer paso para planear un evento virtual exitosamente. Tal como sucede con los eventos presenciales, los eventos virtuales también deben promocionarse.

Afortunadamente, las herramientas actuales nos dan un alcance infinito, llegando a un mayor número de clientes potenciales, con un costo menor que las campañas publicitarias tradicionales.

En este aspecto las redes sociales tienen un protagonismo destacado. Familiarizarte con la publicidad en Facebook, Twitter y Google, te facilitará llegar a una audiencia mucho mayor que con cualquier estrategia publicitaria fuera de internet.

4. Seleccionar bien a los encargados del evento.

Seleccionar adecuadamente quienes se encargarán de la puesta en marcha del evento virtual, es un paso imprescindible para garantizar el éxito. Con relación a esto, es importante tomar en cuenta dos elementos básicos para llevar a cabo un evento virtual.

El encargado o los encargados del evento, deben estar capacitados para dar un soporte tecnológico básico, familiarizándose bien con todas las herramientas que proporcionan las plataformas virtuales, y asegurándose de solventar cualquier problema que genere dificultad de conexión o que entorpezca la experiencia de los usuarios.

El segundo aspecto para seleccionar a los encargados del evento, es que estén en la capacidad de trasmitir el mensaje de un modo innovador y llamativo, con presentaciones, vídeos o gráficos para mantener la atención de los participantes.

Para cualquier evento virtual o presencial, es imprescindible que los participantes se sientan parte de la experiencia, y elegir un buen equipo con capacitación y experiencia, te evitará muchos dolores de cabeza antes, durante y después del evento.

Ahora bien, si no cuentas con el presupuesto para contratar a un equipo profesional para dirigir el evento, no debes preocuparte.

Las plataformas virtuales son muy amigables e intuitivas. Atrás quedaron las plataformas engorrosas y difíciles de utilizar. En estos casos, la mejor recomendación es que te tomes el tiempo de familiarizarte con ellas, y realizar algunas prácticas previas para conocer sus funcionalidades.

Si sigues estos 4 pasos para planear un evento virtual, podrás conseguir los objetivos planteados, y brindar a los participantes una experiencia inolvidable.

 

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