Convertir una conferencia presencial en un evento virtual, es uno de los grandes desafíos a los que las empresas le han tenido que hacer frente durante el Covid-19.
El paso al networking online, ha supuesto para algunos un reto especialmente difícil, pero no imposible de conseguir, ya que las plataformas que facilitan estas interacciones son cada vez más variadas y mejores.
La importancia de convertir una conferencia presencial en un evento virtual.
Nuestra forma de vivir año a año se dirige hacia un mundo cada vez más virtualizado. Anteriormente eran muchos los que hablaban sobre esta tendencia, pero es hoy donde vemos que es una realidad que ha llegado para quedarse. Muy particularmente durante la crisis a nivel mundial producida por la pandemia, este cambio se ha acelerado vertiginosamente.
Inicialmente el cambio de escenario y de mentalidad se produjo a nivel personal, pero inmediatamente las organizaciones, empresas, y cualquier otra actividad comercial de cualquier nivel ha incursionado en el plano online.
Hoy por hoy, lo que parecía ser una situación temporal, se ha convertido en una cancelación prolongada de eventos y actividades presenciales en las oficinas y espacios físicos.
Llegado este punto, la necesidad de encontrar plataformas de conferencias online es el gran reto para las empresas, para poder relacionarse con sus usuarios y con los empleados remotos, evitando que se anule la actividad empresarial por completo.
Es aquí donde un deseo se convirtió en una necesidad, es decir, lo que algunas empresas anteriormente deseaban implementar, como por ejemplo, convertir una conferencia presencial en un evento virtual, pasó a ser una total necesidad para seguir funcionando.
Pasos para convertir una conferencia presencial en un evento virtual.
1. Seleccionar el tema de la videoconferencia web. Aunque sea en forma virtual, el sentido común debe estar presente en todos los procesos que forman parte de organizar un evento virtual. Seleccionar el tema apropiado es clave, sobre todo si el evento está dirigido a los clientes.
2. Determinar nuestro público objetivo. Este es uno de los pasos que te permitirá convertir la conferencia todo un éxito. Saber exactamente a quién nos dirigimos nos permitirá llamar su atención y estructurar adecuadamente la videoconferencia online.
3. Elegir la plataforma virtual adecuada. Una vez hemos determinado el tema en base a nuestro público, ha llegado el momento de seleccionar la plataforma adecuada. Esto de entrada, dependerá mucho de las necesidades de la empresa.
La buena noticia es que la tecnología ha avanzado tanto en este aspecto, que existen todo tipo de herramientas para todos los gustos y objetivos. Así que toma tu tiempo para determinar con calma la plataforma online que necesitarás.
Generalmente se suelen utilizar herramientas de videoconferencia, como Skype, Zoom o Google Meet. Pero una de las tendencias más fuertes que se ha visto en el sector empresarial, son las herramientas para eventos virtuales con avatares, ya que permiten crear escenarios 3D muy reales con una interacción fantástica.
Así que puedes considerar esta última opción para video conferencias, seminarios web, actividades de team building y mucho más.
El buen contenido y el seguimiento.
2 Pasos más son imprescindibles para que un evento virtual sea todo un éxito.
4. Crear contenido bajo demanda. Uno de los elementos de mayor éxito en las conferencias online es que su contenido se encuentre disponible «A Pedido». Por esta razón es indispensable brindarle los asistentes la posibilidad de conocer tus productos o servicios mediante vídeos, fotos, ebooks o cualquier otro formato electrónico.
5. Establecer una estrategia de seguimiento. Por último pero no menos importante, está el establecer una estrategia de seguimiento después del evento.
Realizar seguimiento de los potenciales clientes que han asistido te permitirá aumentar tus conversiones, es decir, que ellos finalmente realicen la acción que deseas, como puede ser una venta, descargar algún material o suscribirse a uno de tus servicios.
Sin duda, convertir una conferencia presencial en un evento virtual está revolucionando el mundo empresarial, y puede seguir estos 5 puntos si no quieres quedarte atrás con esta tendencia.
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