Organizar eventos virtuales puede resultar en una tarea muy sencilla, o convertirse en todo un dolor de cabeza. Para evitar esto último, es necesario tomar en cuenta ciertos tips para organizar eventos virtuales que consigan los objetivos y maximicen el retorno de la inversión.
Conocer a profundidad el tema de los eventos virtuales, y sus beneficios para las empresas y emprendedores, facilitará su implementación. En esta oportunidad abordaremos los tipos de eventos virtuales, sus beneficios y algunas herramientas necesarias para su implementación.
¿Qué son los eventos virtuales?
Antes de pensar en organizar eventos virtuales, primero debemos familiarizarnos con el concepto. Palabras más y palabras menos, los eventos virtuales son sólo encuentros que se llevan a cabo de forma digital, involucrando a un grupo de personas en un sitio web, en vez de hacerlo en espacios físicos.
Habitualmente estos eventos tienen varias sesiones con contenidos en streaming, con alta interactividad simulando muy bien los eventos presenciales.
¿Cuáles son los tipos de eventos virtuales más utilizados?
Para organizar eventos virtuales exitosamente, es necesario conocer los tipos de eventos, para ver cuál de estos se ajusta mejor a las necesidades de la empresa. Los más habituales son los siguientes:
1. Las conferencias virtuales.
Simulando las conferencias presenciales, en este caso se llevan a cabo en torno a una agenda de contenido para una temática concreta.
Estas conferencias serán en varias sesiones por parte de expertos, que implementan herramientas para facilitar la participación, como por ejemplo las sesiones de preguntas o encuestas.
2. Actividades de team building.
Las actividades de team building, han tenido una importante irrupción en los eventos virtuales. Especialmente las empresas que tienen sedes en diversas zonas geográficas o que tienen trabajadores remotos, han podido aprovechar muy bien la tecnología virtual para llevar a cabo estos eventos.
3. Reuniones virtuales.
Las plataformas virtuales, permiten unir a personas en distintos lugares del mundo en una misma reunión virtual para poder realizar negocios.
En estas reuniones se intercambia información en diversos formatos, y habitualmente se llevan a cabo a través de videoconferencias, para comunicarse con los responsables de otras empresas o con clientes potenciales.
4. Las ferias virtuales.
Las ferias virtuales comerciales o ferias virtuales de empleo, cada vez son más implementadas. Su similitud es sorprendente con las ferias comerciales tradicionales, con la evidente diferencia del espacio físico.
El alto grado de interacción entre los participantes con los expositores, es su principal arma, consiguiendo realizar demostraciones de sus productos o servicios a los asistentes.
Por otra parte las ferias destinadas a la búsqueda y promoción de empleos permite a los empresarios captar talento humano, y a los asistentes aprovechar oportunidades únicas de empleo.
Desde luego, la posibilidad de organizar eventos virtuales no sólo se limita a estas opciones. Los webinars, las ruedas de prensa y las formaciones online también son cada vez más utilizadas con muy buenos resultados.
Principales beneficios de organizar eventos virtuales.
Los eventos virtuales se llevan a cabo por los mismos motivos que impulsan los eventos presenciales: comunicar el mensaje del negocio, fidelizar y captar nuevos clientes y generar ingresos.
Las razones de la organización del evento, dependerán en gran parte de las necesidades de la empresa y del tipo de evento a realizar.
Pero existen ciertos motivos que han hecho de los eventos virtuales todo una tendencia en los últimos años. Uno de esos motivos está relacionado con el beneficio del costo.
Realizar eventos virtuales, supone un costo mucho menor para el emprendedor o la empresa organizadora del evento. Los eventos virtuales no implican costes como el alquiler el espacio físico, acondicionar el local, desplazamientos y mucho más.
También resulta muy atractivo, la posibilidad de que personas de todo el mundo pueda interactuar entre sí en un mismo espacio. Esta es otra de las razones que ha llevado a muchas empresas organizar eventos virtuales, porque los asistentes sólo necesitan un dispositivo con conexión a Internet para estar presentes, lo que incrementa exponencialmente la asistencia y el retorno de la inversión.
Por último, las conferencias virtuales permiten crear grabaciones, que pueden ser convertidas en formato digital para compartirse posteriormente. Estas grabaciones pueden ser utilizadas como herramientas de generación de leads, semanas y meses después del evento en vivo.
Sin duda, los beneficios de organizar eventos virtuales, superan con creces a los beneficios de los eventos presenciales. Cada vez más son las plataformas que permiten realizar estos eventos, y familiarizarse con ellas en estos tiempos es crucial para la estabilidad y crecimiento sostenido en la empresa.
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