Los eventos virtuales, presenciales e híbridos son parte indispensable para miles de empresas en el mundo. En general los eventos son y seguirán siendo la herramienta más efectiva de comunicación por parte de las empresas.
Los beneficios de los eventos son indiscutibles, y van desde la construcción y reconocimiento de una marca, el fortalecimiento de relaciones internas y externas, la generación de nuevos contactos y el incremento en la productividad, por sólo mencionar algunos.
Diferencias entre los eventos virtuales, presenciales e híbridos.
Los objetivos que las empresas persiguen al realizar un evento pueden ser muy diferentes, y los métodos para llevarlo a cabo también lo son. Sin embargo, la forma tradicional sólo contempla una posibilidad, los eventos presenciales.
Es innegable la efectividad de los eventos presenciales, ya que a lo largo de la historia millones de negocios se han beneficiado de esta modalidad, como un método infalible para conectar a las personas, generar nuevos clientes y fortalecer los lazos dentro de la organización.
Sin embargo, los eventos presenciales tienen importantes limitaciones, y acarrea una serie de costos que pueden ser inasumibles para algunos negocios.
Es aquí donde encontramos la primera diferencia con relación a los eventos virtuales. El avance imparable de la tecnología y su aplicación ha eliminado varias de las barreras más importantes de los eventos presenciales.
La tecnología aplicada a la realización de eventos, ha dado nacimiento a dos importantes alternativas: los eventos virtuales e híbridos.
Básicamente la diferencia entre estos dos, es que el primero se lleva cabo completamente en plataformas online virtuales, en muchos casos haciendo uso de avatares con tecnología 3D, recreando escenarios sorprendentemente parecidos a la realidad.
Por otra parte, los eventos híbridos es la suma de los eventos presenciales y virtuales, uniéndolos en un solo evento. Dependerá de cada organización y de sus circunstancias la implementación de los eventos presenciales, virtuales o hacer una combinación de ambos. Veamos las ventajas de estas opciones.
La importancia de los eventos presenciales.
El principal valor de los eventos presenciales es el contacto directo. Algunos eventos perciben como objetivo presentar un producto o servicio, finalizar o captar nuevos clientes. Por otra parte, algunas organizaciones realizan eventos presenciales para llevar a cabo actividades lúdicas para los empleados.
En cualquiera de estos eventos, es notable reconocer que el contacto personal es muy importante. El cara a cara y la cercanía son herramientas potentes de comunicación, que nos ayudan a conectar con las personas, y a fin de cuentas ese es el mayor valor al momento de organizar un evento.
Al organizar cualquier evento, cuanto más consigamos conectar con las personas, más se sentirán motivadas y dispuestas, haciendo posible que se cumplan los objetivos de los eventos.
Con todo, a pesar de estas grandes ventajas, hoy por hoy los eventos presenciales acarrean una serie de desventajas importantes para las organizaciones, y dependerá de cada empresa colocar en la balanza los pros y contras al realizar un evento. Entre las desventajas de los eventos presenciales encontramos las siguientes:
1. Gastos y elevada inversión.
Comparado con los eventos virtuales o los eventos híbridos, la rentabilidad de los eventos presenciales es mucho menor, ya que los costos asociados al evento se multiplican.
Habitualmente para realizar un evento presencial es necesario el alquiler del espacio donde se realizará, seguros, gastos por desplazamiento, materiales, catering, contratación de personal y el gasto publicitario del evento.
2. Menor asistencia.
Una de las desventajas principales de los eventos presenciales es que acarrea una barrera geográfica y horaria que supone limitaciones para los participantes.
Para que los asistentes puedan estar en el evento es necesario el desplazamiento y una dedicación de tiempo mayor para poder asistir. Esta es una de las grandes diferencias entre los eventos virtuales, presenciales e híbridos.
3. Menos posibilidad de medir resultados.
En la actualidad la tecnología ha permitido que los eventos virtuales e híbridos, tengan en tiempo real acceso a datos relacionados con el evento. Esta información instantánea y precisa, les permite conocer el retorno de la inversión, y adoptar estrategias para mejorar la calidad del evento a futuro.
Aunque los resultados de los eventos presenciales también son medibles, la inmediatez y las herramientas de análisis son muy limitadas en estos casos.
Ventajas de los eventos virtuales e híbridos.
Los eventos virtuales e híbridos traen una serie de ventajas a las empresas relacionadas con la innovación, la interacción y la inmediatez al momento de medir resultados.
La implementación de estos eventos se ha disparado en los últimos años con la evolución de los ordenadores y dispositivos móviles. Unido a lo anterior, la importante irrupción de la tecnología 3D ha provocado importantes cambios de paradigma al momento de organizar actividades corporativas.
Las plataformas para eventos virtuales, colocan a disposición de los encargados del evento un valor extraordinario al romper las restricciones horarias y los entornos físicos.
Particularmente para aquellas empresas que tienen sedes o delegaciones en diversas zonas geográficas, han resultado de mucha utilidad para mantener fluida comunicación con sus trabajadores remotos.
Entre las ventajas de los eventos virtuales e híbridos más destacadas están las siguientes:
1. Mayor participación de los asistentes.
Puesto que los asistentes no deben desplazarse a un lugar físico para poder asistir al evento, la asistencia es mucho mayor. Para poder participar sólo se necesita un dispositivo con conexión a Internet desde cualquier parte del mundo.
2. Importante reducción de costes.
Una de las razones por las cuales los eventos virtuales e híbridos han sido tan implementados, es porque representa un coste mucho menor comparado con los eventos presenciales. En estos eventos no es necesario alquilar un espacio físico, contratar personal, invertir en material físico y se evitan los costos por desplazamiento.
3. Experiencias inmersivas.
Los eventos virtuales, presenciales e híbridos deben conseguir captar la atención de los asistentes con experiencias innovadoras. Las plataformas de tecnología virtual 3D recrean escenarios sorprendentes e inmersivos, que consiguen este efecto con creces, al mismo tiempo que fomentan la interactividad entre los participantes.
4. Son más rentables.
Los eventos virtuales e híbridos son más rentables por dos razones: la primera razón es que requieren de una inversión mucho menor para realizar el evento. Por otra parte, las plataformas de publicidad online permiten llegar a muchas más personas en la promoción del evento a un costo bastante menor.
La segunda razón es que al derrumbar las barreras geográficas y de horario, la cantidad de asistentes se incrementa, con lo cual los resultados de dicho evento suelen conllevar un mejor retorno de la inversión.
Conocer las principales diferencias, ventajas y desventajas de cada modalidad, permite visualizar cuál sería la mejor opción para la empresa. Aunque existen varias ventajas de los eventos presenciales, es innegable los beneficios de los eventos virtuales, opción más que recomendada para cualquier empresa en la actualidad.
Quizá también te interese:
¿Cómo pueden las empresas enfrentar al coronavirus evitando contagios?
4 tendencias que seguirán marcando el futuro del trabajo.
5 pasos para convertir una conferencia presencial en un evento virtual.
Los 3 eventos virtuales basados en avatares más utilizados.
Los tipos de team building virtuales más exitosos para las empresas.
